1. Cover letter là gì?
Cover letter (hay còn được gọi là thư xin việc) là một loại thư giúp bạn giới thiệu bản thân chi tiết hơn và là một phương tiện để thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn thật sự phù hợp với vị trí nào đó.
Để phân biệt, CV chính là một bản sơ lược tóm tắt các thông tin của bạn về học vấn, kinh nghiệm hay sở thích…
Bình thường, Cover letter sẽ được gửi kèm theo với CV của ứng viên.
2. Vai trò của cover letter trong tuyển dụng
Nếu CV có nhiệm vụ nêu khái quát ngắn gọn kinh nghiệm và học vấn thì Cover letter sẽ giúp bạn đến gần hơn với nhà tuyển dụng qua việc giới thiệu bản thân, đưa ra lý do tại sao bạn phù hợp với công việc, bổ sung thêm các vấn đề mà ở CV bạn không thể nhắc tới hay chỉ đơn giản là giải thích chi tiết hơn những gì bạn đã viết ở CV.
Ví dụ, bạn có 1 năm gap year trong quá trình làm việc. Bạn chỉ có thể ghi thời gian làm việc của bản thân nhưng tuyệt nhiên không thể ghi lý do bạn có quyết định đó hay những gì bạn đã làm trong 1 năm là gì. Cover letter chính là nơi bạn có thể “giãi bày”.
Ngoài ra, bạn có thể thể hiện được độ cam kết và khả năng gắn bó với công việc và công ty ngay trong chiếc Cover letter. Hãy trình bày định hướng phát triển của bản thân là gì và sự phù hợp giữa khả năng và tính chất công việc ra sao, để cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có thích hợp với vị trí đó không.
3. Cấu trúc cơ bản của 1 cover letter
Để có một chiếc Cover letter chuyên nghiệp, bước đầu tiên bạn cần biết đó là cấu trúc cơ bản của nó.
Sau đây là những phần nội dung cần có để tạo lập nên một thư xin việc:
Mở đầu
Đầu tiên, nhớ gửi lời chào trang trọng cho người đọc. Bạn nên viết rõ tên người đọc Cover letter của bạn. Nếu bạn không biết, hãy dành ra một chút thời gian để tìm hiểu xem người có thể đọc Cover letter của bạn là ai để nhà tuyển dụng cảm thấy được tôn trọng và có cảm tình với bạn.
Để có thể tìm thấy tên người sẽ đọc Cover letter của bạn, bạn có thể tìm kiếm trên website của công ty. Ở một số công ty, người ta sẽ có website riêng và công khai một số nhân sự ở một số phòng ban nhất định. Tuy nhiên, với các trường hợp không thể tìm thấy, bạn cũng chỉ cần viết rằng “gửi Ban tuyển dụng của …” hay “gửi ban HR của …” nhé. Thực tế, các bạn ứng viên gửi Cover letter tới hòm mail của IZONE cũng chỉ đề “Gửi IZONE”, “Kính gửi Ban Tuyển dụng của IZONE” hay
Gửi ban HR của IZONE”. Và IZONE hoàn toàn thấy ổn với điều đó.
Ở phần mở đầu, bạn nên đề cập tới vị trí bạn đang ứng tuyển và kênh giúp bạn biết tới thông tin tuyển dụng của vị trí này, sau đó có thể giới thiệu thông tin cơ bản về bản thân. Ở phần này, bạn cần viết ngắn gọn và đúng trọng tâm nhưng cũng không kém phần thú vị để có thể lôi kéo nhà tuyển dụng đọc tiếp những thứ hay ho mà bạn viết ở phần thân. Một tip có thể làm Cover letter của bạn nổi bật hơn đó là hãy làm một nghiên cứu nhỏ để hiểu rõ về công ty, sản phẩm mà họ làm ra, chất lượng dịch vụ hay cả văn hóa và phương châm hoạt động của công ty đó. Điều này sẽ là một lợi thế rất lớn cho Bộ hồ sơ của bạn đó nhé.
Phần thân
Hãy chia và sắp xếp nội dung thành các đoạn nhỏ tùy thuộc vào mục đích của từng đoạn.
Một trong những lỗi sai phổ biến của ứng viên khi viết Cover letter đó chính là nhắc lại tất cả những thông tin mà họ đã viết ở CV/resume. Tuy nhiên, ở đây bạn cần nhấn mạnh những kinh nghiệm và kỹ năng của bản thân mà bạn nghĩ sẽ phù hợp với công việc.
“Là một chuyên gia trong lĩnh vực kỹ thuật số, tôi đã tìm ra những cách để có thể tận dụng được những xu hướng mới nhằm tăng khả năng hiển thị đối với đối tượng tiêu dùng trên thị trường của chúng tôi. Tôi cũng là một người có niềm tin vững chắc vào tầm quan trọng của một nhóm làm việc có năng lực và gắn kết với nhau, vì vậy tôi đã từng tham gia vào quá trình phỏng vấn và tuyển dụng các nhân viên tiếp thị mới trong công ty. Tôi rất sẵn sàng để tiến những bước tiến tiếp theo trong nghề nghiệp của mình bằng việc đóng góp công sức của bản thân cho công ty Peak View thông qua những chiến lược và nội dung tiếp thị hấp dẫn, độc đáo không chỉ nhằm để bán sản phẩm mà còn giúp thiết lập nên một phong cách sống cho thương hiệu.”
Một đoạn cover letter phía trên chính là ví dụ điển hình cho việc tìm hiểu kỹ vị trí công việc và trình bày rõ những gì mình có phù hợp với yêu cầu công việc như thế nào. Ứng viên đã nêu được rằng với kinh nghiệm của mình, họ có thể làm tăng khả năng hiển thị với đối tượng tiêu dùng. Ngoài ra, làm việc nhóm là một trong những kỹ năng mà họ quan tâm. Chắc hẳn, hai yếu tố này cũng được nhắc đến trong yêu cầu công việc.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần cho nhà tuyển dụng biết sự quan tâm của bạn tới vị trí ứng tuyển và lý do tại sao nhà tuyển dụng cần bạn cho vị trí này.
Phần cuối
Cuối cùng, hãy khẳng định rằng bạn sẵn sàng cho vị trí này và mong nhà tuyển dụng có thể cân nhắc bạn cho vị trí đó; hoặc đơn giản bạn có thể cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian để đọc thư của bạn.
Lời chúc và ký tên
Đừng quên kết thúc Cover letter bằng một lời chúc và ký tên nhé.
4. Gợi ý cách viết 1 cover letter ấn tượng với nhà tuyển dụng
Dưới đây là một Cover letter hay ho mà bạn có thể học hỏi từ nó.
“My name is [your name]. I am thrilled to be applying for the [position] role in your company. After reviewing your job description, it’s clear that you’re looking for an enthusiastic applicant that can be relied upon to fully engage with the role and develop professionally in a self-motivated manner. Given these requirements, I believe I am the perfect candidate for the job.
I am a [insert positive trait] recent college graduate [(insert GPA, [major])] from [college_name]. During the course of my academic career, I also managed to accrue nearly [# of months/years of experience] of work experience. I had the privilege of working for [your current company’s name] in a [your current job title] role in my free time, where I learned valuable professional skills such as [insert 1-3 hard professional skills]. In both my academic and professional life, I have been consistently praised as [insert positive trait] by my professors and peers. Whether working on academic, extracurricular, or professional projects, I apply proven [insert 1-3 soft skills] skills, which I hope to leverage into the [position] role at your company.
After reviewing my resume, I hope you will agree that I am the type of positive and driven candidate that you are looking for. I am excited to elaborate on how my specific skills and abilities will benefit your organization. Please contact me at [PHONE] or via email at [EMAIL] to arrange for a convenient meeting time.
Thank you for your consideration, and I look forward to hearing from you soon.”
(Nguồn: Ybox)
Các bạn cần nhớ rằng mọi template đều mang tính tham khảo. Việc quá lạm dụng template có để ảnh hưởng xấu đến ấn tượng ban đầu của Nhà tuyển dụng với bạn. Bởi vì, nhà tuyển dụng đã đọc rất nhiều Cover letter và họ có thể phát hiện được bạn đang dùng template hay không. Từ đó mà đánh giá được bạn có thật sự coi trọng công việc mà công ty đang tuyển. Vì vậy, hãy thể hiện sự quan tâm đến công việc bằng một chiếc Thư xin việc chỉ của riêng bạn với riêng vị trí đó.
5. Những lỗi thường gặp khi viết cover letter
- Nhắc lại nội dung không cần thiết đã viết ở CV
Một trong những lỗi ứng viên hay mắc phải đó chính là nhắc đến tất cả nội dung đã được viết ở CV.
Việc nhắc lại nội dung không những khiến Cover letter của bạn trở nên dài dòng nhàm chán mà nhà tuyển dụng cũng sẽ gặp khó khăn khi tìm nội dung quan trọng ở phần kinh nghiệm và kỹ năng.
Ví dụ: Bạn đang gửi hồ sơ cho vị trí Giảng viên chính thức tại IZONE. Ở CV, bạn cho thấy rằng bạn từng là một Nhân viên kinh doanh từng có một công việc toàn thời gian ở công ty Bảo hiểm và buổi tối bạn vẫn dành thời gian giảng dạy IELTS. Thì ở Cover letter, thay vì viết về những kinh nghiệm, chuyên môn và thành tựu khi làm nhân viên kinh doanh, bạn nên tập trung hơn về trải nghiệm của bạn khi làm ở vị trí giảng dạy IELTS ở trung tâm trước. Thông tin này rõ ràng sẽ thu hút nhà tuyển dụng hơn công việc về mảng kinh doanh của bạn.
Bạn nên tập trung vào những điểm trọng tâm liên quan đến công việc đó. Hãy xâu chuỗi những kinh nghiệm có trong CV với những kỹ năng bạn học được để có thể phù hợp với vị trí đang cần tuyển.
Ví dụ: bạn đang đăng ký vào vị trí Giảng viên IELTS và trong Miêu tả công việc có viết yêu cầu sau: “Có kinh nghiệm đứng lớp và quản lý lớp đông học viên”. Vậy trong Cover letter bạn nên viết gì nhỉ? Bạn có thể kể rằng bạn có kinh nghiệm dạy IELTS với lớp từ 10 đến 15 học viên ở trung tâm A trong vòng 7 tháng. Từ công việc này mà bạn có kinh nghiệm đứng lớp và kỹ năng quản lý lớp có học viên đông, khiến bạn hoàn toàn phù hợp với vị trí. Ngoài ra, bạn có thể viết thêm về trình độ các lớp mà bạn từng dạy, điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng có thêm thông tin về khả năng của bạn và xếp bạn vào các lớp hợp lý.
Chú ý rằng hãy chỉ gói gọn Cover letter của bạn trong một trang của giấy A4 nhé.
- Không ký tên ở cuối thư
Mặc dù ký tên là một bước nhỏ nhưng một bức thư xin việc không thể chuyên nghiệp nếu không có phần ký tên.
- Viết sai chính tả và ngữ pháp
Lỗi này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến Cover letter của bạn vì nó có thể thể hiện cho sự thiếu chuyên nghiệp và bất cẩn, một điểm trừ rất lớn với nhà tuyển dụng.
Vì vậy, đừng quên kiểm tra lại Cover letter của bạn trước khi gửi đi nhé.
6. Khi ứng tuyển vị trí giáo viên tiếng Anh, cần chú ý điều gì khi viết cover letter
Ngoài những lưu ý chung cho một Cover letter cho tất cả các vị trí ở trên, Cover letter của một giáo viên Tiếng Anh sẽ có một số điều cần chú ý.
- Hãy nhấn mạnh vào kinh nghiệm và thành tựu trong việc giảng dạy
Không có gì thuyết phục nhà tuyển dụng hơn việc bạn nhấn mạnh kinh nghiệm giảng dạy mà bạn có. Hãy nói rõ trình độ mà bạn đã dạy và những kỹ năng bạn tích lũy được trong quá trình đó. Bên cạnh đó, sẽ là một điểm cộng lớn khi bạn chứng minh được năng lực của bản thân qua các thành tựu mà bạn đã giúp học sinh của mình đạt được.
- Thể hiện thái độ tích cực với nghề giáo
Khi không có quá nhiều kinh nghiệm giảng dạy, điều gì có thể bù vào thiết sót đó? Chính là thái độ. Thái độ là một điều rất quan trọng trong làm việc và hãy thể hiện nó ngay chính trong Cover letter của bạn. Một chiếc Thư xin việc mà ở đó bạn có thể cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn thật sự là một người khiêm tốn, ham học hỏi, nhiệt tình và có thái độ cầu tiến thì rất khó để các nhà tuyển dụng có tâm bỏ qua chiếc CV và Cover letter của bạn.
Ví dụ khi nói về kỳ vọng công việc, bạn có thể viết về việc bạn xem sự phát triển kỹ năng giảng dạy là điều mà bạn quan tâm nhất. Đó là một gợi ý để bạn có thể bước đầu gây ấn tượng với nhà tuyển dụng với thái độ cầu tiến của mình.
- Thể hiện độ gắn kết với công việc
Độ gắn kết với công việc là một trong những yếu tố làm nhà tuyển dụng cân nhắc tới Hồ sơ của bạn. Vì vậy, ở trong Cover letter, bạn cũng cần nhắc đến độ cam kết của mình với công việc qua việc nói rõ về định hướng nghề nghiệp, phát triển của bản thân, xác định rằng đây là một công việc lâu dài và hoàn toàn nghiêm túc với nó.